Para llevar a cabo los procesos de digitalización ofrecidos por SYT, muchas veces es necesario realizar ciertas actividades o conjunto de tareas llamadas back office, de carácter administrativo y que apoyan la eficacia y eficiencia de la gestión.
A diferencia del front office o actividades de atención al cliente, el ámbito del back office es interno y su buena ejecución tiene un efecto inmediato en la productividad y eficiencia, y permite optimizar recursos usados en todos los procesos .
Esta función soporta diferentes áreas como la de Recursos Humanos, organizando plantillas y gestionando el personal, y la de Administración, creando informes, clasificando y archivando documentos, actualizando la base de datos, la redacción y tramitando el correo electrónico y otras vías de comunicación, así como la clasificación por tipo de gestión (si es facturación, pagos, reclamación, tramitación de pedido, etc.)
Además de la emisión y rectificación de facturas, realizar abonos y cargos, archivo y conservación de las facturas, las tareas de back office propias del ciclo order to cash incluyen la gestión y seguimiento de pedidos. También existen tareas de back office del proceso procure to pay, como la recepción de facturas de proveedores, validación, preparación para el pago, gestión de incidencias, contabilización y archivo.
Atención de reclamaciones y consultas recibidas por diversas vías, seguimiento de la información enviada a clientes y potenciales clientes y otras actividades que requieren la comunicación directa con el cliente mediante llamadas telefónicas, correo electrónico, así como la redacción de formularios de calidad, etc.
El seguimiento y control del cobro de las facturas requiere una cobertura especial que conlleva varias actividades. La gestión del pago, aplicación de descuentos por pronto pago y realizar las facturas rectificativas, etc., también son tareas de back office.
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